Erfolgreich Führen – auch auf Distanz!

Experteninterview: Stefanie Indrejak erklärt wie Führen im Homeoffice gut funktionieren kann.

Stefanie Indrejak arbeitet insbesondere mit mittleren und großen Unternehmen, die sich mit ihrem Werte- und Kulturwandel beschäftigen. Als Sparringspartnerin, Beraterin, Trainerin und Coach, ehemalige Führungskraft und Personalentwicklerin begleitet Sie die Managementebene mit ihrem Team, wenn es um die Transformation in Führung und Vertrieb geht. Wir haben mit Stefanie Indrejak im Interview über die Herausforderungen des Führens von Mitarbeitern im Homeoffice gesprochen:

JustHomeoffice: Frau Indrejak, welche neuen Herausforderungen sehen Sie für Führungskräfte im Home-Office?

Stefanie Indrejak: Die Faktoren sind vielseitig. Nebst der technischen und räumlichen Voraussetzungen ist einer der wichtigsten Faktoren die Kommunikation. Das Socializing leidet, wenn Führungskräfte nicht aktiv gegenlenken. Hier gibt es eine Vielzahl an technischer Unterstützung, um Mitarbeitende im Home-Office virtuell zusammen zu bringen z.B. wonderme.de

Eine gesunde effiziente Meetingkultur ist elementar. Nicht umsonst ist in dem letzten Jahr das Thema ZoomFatique stark aufgekommen. Die Menschen verbringen ihre Zeit im Home- Office nur noch am Schreibtisch mit Blick auf den Bildschirm, ohne Bewegung und loggen sich von einem uneffektiven Meeting ins nächste. Da gilt es gut und verantwortungsbewusst zu planen und achtsam mit den eigenen Ressourcen und denen der Mitarbeitenden umzugehen. Ein gutes Maß an Vier-Augen- Gesprächen und Teamkommunikation gilt es zu finden. 

Im Home-Office und in remote Teams wird fast alles potenziert. Ist jemandem zum Beispiel nicht klar, welche Rolle er im Team hat und ob ihn die anderen wertschätzen, wird er im Homeoffice noch stärker verunsichert sein. Gibt es Misstrauen im Team, wird dieses noch verstärkt, wenn man sich nicht sieht. Kommt jemand mit einer Aufgabe nicht zurecht, wird sie ihn noch mehr überfordern, wenn er damit alleine zuhause sitzt. Ist das Ziel nicht klar, wird es den Mitarbeitenden noch schwerer fallen, sich für ihre Aufgabe zu motivieren.

Wer sein Team aus der Ferne führt, braucht daher einen noch engeren Kontakt zu seinen Mitarbeitenden. Der erste Schritt dazu ist, einfach mal anzurufen und nachzufragen:

  • Welche Aufgaben gehen dir leicht von der Hand?
  • Was macht dir Spaß?
  • Was bereitet dir Sorgen?
  • Wo brauchst du Unterstützung?

Welche Fehler machen Führungskräfte immer noch im Umgang mit ihren Mitarbeiter*innen im Home-Office?

Sie versuchen mit klassischer Unternehmensdenke und veralteter Führungskultur durch zusätzliche Einführung neuer technischer Programme und Tools, innovativ zu werden. Sie hoffen, dass der Kelch an Ihnen vorüberzieht und sie nicht neu denken müssen. Wer heute noch nicht erkannt hat, dass Führung ein Organisationsthema ist, welches in der Geschäftsführung als eines der wichtigsten Stellschrauben für die Arbeitgeberattraktivität und zukunftsfähigem Bestehen und Wachstum ist, wird irgendwann an die Wand fahren. Die Weiterentwicklung der Führungskultur zeigt sich positiv in engagierten Mitarbeitenden und das spürt auch der Kunde. 

Haben Sie Tipps für Führungskräfte im Umgang mit ihren Mitarbeiter*innen im Home-Office?

Führungsarbeit bekommt eine neue Rollendefinition:  Anstatt die Person zu sein, die die Situation komplett versteht und anderen sagt, was zu tun ist, werden gute Führungskräfte in Zukunft noch stärker als vorher Kontext liefern, damit Mitarbeitende die für das Unternehmen besten Entscheidungen liefern. Dafür seien klare Leitbilder nötig.

Eine gute Führungskraft ermöglicht gutes Arbeiten, sie schafft Rahmen, Tools und Möglichkeiten, dass Menschen alle Voraussetzungen haben, ihr Bestes geben zu können. Führungskräfte sind für ihre Mitarbeitenden da und nicht im operativen Geschäft versunken und im Dauerstress. Führungskräfte brauchen Zeit, Augen und Ohren, um zu agieren, zu reflektieren und Dinge voranzutreiben. Weitere Tipps habe ich in diesem Blogartikel veröffentlicht.

Welche Konsequenzen können die Führungskräfte ziehen, wenn sie feststellen, dass ihre Mitarbeiter*innen unzuverlässig im Home-Office arbeiten?

Hier gilt dasselbe, wie auch vor Ort: Sofort miteinander sprechen und nicht aufschieben! Meistens kann die Ursache schnell behoben werden. Mitarbeitende haben oft selbst Ideen, wie sie die Situation verbessern können und benötigen dazu manchmal Unterstützung der Führungskraft oder die anderer Teammitglieder. Wenn Führungskräfte rechtzeitig die Auffälligkeiten ansprechen, offen für andere Lösungen sind, zuhören und nicht gleich (ver-)urteilen, kann die Ursache bzw. das Problem meist schnell behoben werden. Eine wertschätzende Methode im Umgang mit kritischen Themen ist das FeedForward.

Welche Haltung auf Seiten der Führungskräfte stellt die Basis für eine gute Zusammenarbeit im Home-Office dar?

Alte eingefahrene Strukturen müssen immer wieder reflektiert, feinjustiert oder über Bord geworfen werden. Ein neuer Umgang mit ehemals getroffenen Entscheidungen und Fehlern muss her. Führungskräfte wahren oft den Schein, als seien Sie perfekt und unfehlbar. Mehr Offenheit, Menschlichkeit und die Berücksichtigung der Werte der Menschen täte meist gut. Das Thema Agilität ist leider zu einem Buzzword verkommen, ich denke jedoch, dass wir uns im Führungsalltag vieles vom agilen Mindset und iterativen Arbeitsmethoden zunutze machen können um die Zusammenarbeit erfolgreicher zu machen und Knowhow im Unternehmen besser zu verzahnen.

Wie können Führungskräfte ihre Mitarbeiter*innen im Home-Office motivieren?

Ich bin der Meinung, dass Menschen grundsätzlich eine eigene Motivation für ihre Arbeit mitbringen. Führungkräfte können diese intrinsiche Motivation durch einen zeitgemäßen Führungsstil nur fördern und unterstützen. Jedoch können Führungskräfte den Fehler machen, intrinsisch motivierte Menschen durch ihr Verhalten zu demotivieren. Die Gallup Studie veröffentlicht jedes Jahr erneut, wie sehr die Mitarbeiterzufriedenheit von der Einstellung und dem Handeln ihrer Führungskräfte abhängt.

Klare Kommunikation

Den Schlüssel zum Erfolg von Führung sehe ich in der Empathie und Klarheit in der Kommunikation. Führungskräfte sollten die richtigen Fragen stellen, gut zuhören können und Vertrauen schenken. Wenn der OnboardingProzess sauber gelaufen ist und die passenden Menschen mit ihren Stärken auf den richtigen Plätzen tätig sind, wollen sie grundsätzlich Verantwortung übernehmen, sich einbringen und sich mit ihrem Unternehmen identifizieren. Darüber hinaus ist es wichtig, über gegenseitige Erwartungen und Ziele zu sprechen, damit es keine Enttäuschungen und Irritationen gibt Dann sind Führungskräfte und Teams auch erfolgreich auf Distanz. Ich empfehle daher auch ans Team zu appellieren, dass sich jede/r bei Gesprächsbedarf sofort an die Führungskraft wendet. Vor Ort ist das selbstverständlich – wenn man dafür erst einen Termin für Videomeeting erstellen muss, ist die Hürde größer. Deswegen finde ich es wichtig, immer wieder dazu zu ermutigen.

Vereinbarkeit

Themen wie Vereinbarkeit und Wertekultur spielen zusätzlich eine große Rolle. Wenn Familien zusammen im Home-Office sind, ist für viele eine ausgedehnte Mittagspause vielleicht sinnvoll. Dann kann ich als Führungskraft in der Zeit von virtuellen Mitarbeiterbesprechungen absehen. Ob jemand im Home-Office morgens von 6 – 8 Uhr, bevor die Familie aufwacht und dann nochmal von 13-18 Uhr arbeitet, sollte doch irrelevant sein, wenn das Ergebnis stimmt. Da bestimmen Führungskräfte zu viel und stülpen ihr Ideal von Arbeitszeit über, das führt oft zu Konflikten. Auch wenn klar ist: Führungskräfte können nicht alle Probleme lösen. Sie kann nicht allen Mitarbeitenden mit Nachwuchs eine Kinderbetreuung organisieren, da sind die Hände gebunden. Oft hilft es aber schon, zuzuhören, Anteil zu nehmen und zusammen Lösungen zu suchen. 
Unternehmen können zudem Wochentage festlegen, an denen die Mitarbeitenden im Büro sind. „Und noch wichtiger, an welchen niemand im Büro ist.“ Das gibt allen mehr Freiräume und Klarheit. Die Führungskraft der Zukunft schafft es mit der optimalen Mischung aus Präsenz- und Remotekultur, das Beste aus der Belegschaft herauszuholen.

Abwechslungsreicher Tooleinsatz

Durch die Nutzung von Tools, die das Flipchart oder Whiteboard bei einem Meeting vor Ort ersetzen, eignen sich zum Beispiel Miro oder Mural für das gemeinsame Brainstorming. Manchmal sind Umfragen sinnvoll, wie man sie einfach mit Mentimeter gestalten kann. So kann man schnell alle Teilnehmenden aktivieren und ein Stimmungsbild einholen. Noch besser: Wenn wir uns nicht zwingend per Video sehen müssen, rege ich dazu an, sogenannte Walking-Meetings zu machen. Wir verabreden uns zum Telefonieren und jeder geht dabei spazieren, das sorgt auch gleich für Bewegung im Home-Office.

Welche Möglichkeiten der Überprüfung ihrer Mitarbeiter*innen gibt es für die Führungskräfte im Home-Office?

Grundsätzlich gilt für mich das Prinzip der Wertschätzung, denn daraus folgt in den allermeisten Fällen Wertschöpfung. Wenn einmal etwas nicht klappt, machen es die meisten Menschen ja nicht mit böswilliger Absicht. Oft wissen Mitarbeitende gar nicht ganz genau, warum und wozu sie Dinge tun sollen und bis wann Aufgaben zu erledigen sind. Da mangelt es an klarer Kommunikation. Ein klares Ziel vor Augen zu haben ist viel motivierender, als planlos vor sich hin zu arbeiten. Es ist wichtig, dass alle im Team die gemeinsamen Vorhaben im Blick haben und den Sinn hinter den eigenen Aufgaben sehen. Diese Ziele kann man zum Beispiel in einem Workshop gemeinsam erarbeiten.

Um einen guten Überblick zum aktuellen Arbeitsstand und dem Wohlbefinden der Mitarbeitenden zu haben, dienen Daily Meetings bzw. Weeklies. Wenn eine klare Zielstellung und der Purpose für alle transparent ist, können Führungskräfte nach Ergebnissen führen und müssen nicht ständig Zwischenstände und Arbeitszeiten kontrollieren. Studien zeigen immer wieder, dass Unternehmen besser performen, wenn die Menschen wissen, welchen Sinn ihre Arbeit für das große Ganze hat.

Mitarbeitende vertuschen nur Fehler oder trauen sich nicht nachzufragen, wenn das Vertrauen nicht da ist oder die Führungskräfte nur ihren Weg als den einzig richtigen zum Erfolg sehen. Gerade die jungen Generationen wollen einen Sinn in ihren Aufgaben sehen oder neue Wege zum Ziel ausprobieren. Wenn Führungskräfte dies nicht zulassen und Mitarbeitenden nicht wachsen lassen mögen und/oder keine Verantwortung abgeben können, kommen sie in eine Dauerschleife der Kontrolle.

Der ewige Zwang zur Kontrolle ist sehr kräftezehrend und führt dauerhaft zur Verzweiflung, denn auf Distanz ist dies noch viel schwieriger als vor Ort. Um künftig erfolgreich zu sein, müssen Führungskräfte viel mehr nach Gründen suchen, warum sie falsch liegen, und nicht nach Bestätigung, warum sie richtig liegen. Das gilt umso mehr in unsicheren Zeiten, in denen sich ohnehin nichts voraussagen lässt. Führungskräfte werden sich daran gewöhnen, dass Unsicherheit in der VUCA Welt ein permanenter Begleiter im Geschäft sein wird.

Aus klassischer Führungssicht ist Selbstorganisation zunächst ein Maximum an Delegation. Das heißt für Führungskräfte: aus Kontrolle wird Dienen. Aufgaben der Führung ist also die Unterstützung der operativ Arbeitenden, die am Ende die Ergebnisse produzieren. Teams werden in ihrem Wachstum unterstützt und Führungskräfte stellen den Raum zur Selbstorganisation bereit. 

Stefanie Indrejak

Beratungsunternehmen Stefanie Indrejak

Inhaberin und Geschäftsführerin
Expertin für Führung, Vertrieb & Selbstmanagement
www.stefanie-indrejak.de

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